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Cómo delegar de forma efectiva

      
Un buen líder conoce los beneficios de delegar en su equipo
Un buen líder conoce los beneficios de delegar en su equipo  |  Fuente: Aula Interactiva

Varios siglos han pasado desde que se habló por vez primera de la delegación de autoridad, si bien todos creen conocer el concepto, la realidad es que muchos no saben delegar y otros ni siquiera se atreven a hacerlo, a pesar de la positiva influencia que puede tener sobre la productividad personal de quien delega y de la organización.

La delegación es una habilidad muy importante para una gestión administrativa eficiente, siendo esto aún más cierto conforme se va ascendiendo en la escala jerárquica de una organización.

Definición de delegación de autoridad

Delegar significa asignar a un subalterno la autoridad y la responsabilidad formales para realizar actividades específicas, manteniendo en cierto grado la supervisión de dicha actividad.

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¿Por qué es tan importante aprender a delegar en una organización?

Entre los beneficios más importantes derivados de la delegación de autoridad de forma adecuada se pueden mencionar:

  • Los administradores o líderes de equipo pueden dedicar su tiempo a ejecutar tareas más estratégicas orientadas al desarrollo del negocio y delegar las tareas operativas a otros empleados, incluso si piensa que puede hacerlas mejor.
  • Delegar tareas que requieren habilidades especiales que no se tienen o en las que no se destaca a personas que sí las tienen, es un camino seguro para aumentar la productividad de la empresa. Esto es la especialización asociada a la eficiencia operativa.
  • También es un gran mecanismo para desarrollar profesionalmente a los miembros de un equipo ya que cuando un jefe delega en un subordinado, lo más probable es que logre aumentar su motivación y si el trabajo se hace bien, este puede ir evolucionado dentro de la organización.

¿Por qué no se delega?

Curiosamente, a pesar de la gran cantidad de beneficios que puede reportar la delegación, son muchos los que evitan hacerlo aduciendo razones como las siguientes:

  • Se está muy ocupado, sin tiempo para delegar.
  • No se tiene suficiente confianza en que otra persona vaya a hacer un trabajo de calidad.
  • No se cree que haya alguien capacitado para hacer el trabajo
  • Se siente culpable por pasarle trabajo a otros.
  • Se tiene miedo a que la persona a la que se delega la tarea sea más eficiente, dejando a la vista posibles carencias de quien delega. Aprender a pedir ayuda cuando se necesita no es una debilidad, más bien es una fortaleza.

Sin embargo, no delegar puede hacer fracasar a alguien como líder ya que no favorece el desarrollo de los miembros de su equipo, ofreciéndoles nuevas oportunidades de capacitarse para adquirir más habilidades. Un buen líder se siente orgulloso de los logros de su equipo, lo importante es el logro de los objetivos de la organización, sin importar si las tareas han sido realizadas por los subalternos o por los jefes de equipo.

¿Cúando se debe delegar?

La delegación, si se hace de forma adecuada, beneficia a ambas partes. Pero es importante delegar cuando sea conveniente; para determinar si una tarea o actividad puede ser delegada debemos contestar las siguientes preguntas:

  • ¿Hay alguien dentro del equipo que tenga la información y/o la experiencia necesarias para poder llevar a cabo esta tarea? Si no es así, ¿podemos dárselos?
  • ¿La realización de esta tarea puede ser una oportunidad de crecimiento personal y profesional para otra persona? ¿Puede permitirle a alguien adquirir nuevas habilidades?
  • ¿Estamos hablando de una tarea que se debe realizar periódicamente?
  • Delegar requiere esfuerzo y tiempo por lo que debemos saber si se tiene el tiempo suficiente para capacitar adecuadamente, atender las preguntas que puedan surgir, así como de supervisar el progreso y en el peor de los casos, volver a realizar la tarea.

Si la respuesta a alguna de estas preguntas es positiva, entonces deberíamos analizar la posibilidad de delegar la tarea, sin dejar de lado la capacitación de la persona elegida y su supervisión.

¿A quién y cómo se va a delegar?

Una vez que hemos decidido delegar una tarea o actividad, debemos decidir en quién y cómo hacerlo. Para determinarlo debemos considerar tres factores:

  • La experiencia, conocimiento y habilidades de la persona en la que vamos a confiar. También es importante evaluar si quien va a encargarse de la tarea tiene la actitud adecuada para llevarla a cabo.
  • Otro aspecto a evaluar su estilo de trabajo: ¿se trata de una persona independiente?, ¿cuáles son sus expectativas respecto a su trabajo?
  • También es fundamental valorar si la persona a la que vamos a encomendar trabajo tiene tiempo suficiente para asumir con eficacia el nuevo rol.
  • Delegar también implica tener paciencia.

¿Cómo delegar?

Delegar requiere tener en cuenta las siguientes pautas:

  • Definir claramente el resultado que se espera.
  • Identificar claramente las restricciones y límites. Esto es importante para que la persona en la que se delega sepa cuál es su autoridad, cuáles sus responsabilidades y cuál es el proceso de supervisión que recibirá. Esto le indicará si le dirán lo que hacer o si tiene que ser proactivo. También debe quedar claro a quién y cuándo debe reportar, así como los recursos que puede o no emplear en la ejecución de la tarea.
  • Si es posible, se recomienda que haya un proceso de formación en el que se expongan dudas o inquietudes.
  • Se debe equiparar la responsabilidad a la autoridad.
  • Aunque se delegue, es necesario apoyar a quien se hará cargo de la tarea, estar disponibles por si necesita hacer alguna consulta.
  • Al explicar la tarea es importante hacer hincapié en los resultados que se espera conseguir.
  • Cuando se haya delegado una actividad habrá que evitar que esa persona le “devuelva” la tarea cuando tenga algún problema para ejecutarla.
  • Es importante trabajar la motivación, así como estimular el compromiso del personal al que se le han delegado tareas. Deben conocer el impacto que su desempeño puede tener en futuros ascensos y recompensas.
  • Tan vital como la elección de qué delegar es cómo se van a supervisar esas tareas. Se deben establecer mecanismos de control como fijar reuniones y fechas límites.

 Evita el micro-managing

Se le llama micro-managing a la costumbre que tienen algunas personas de seguir ejerciendo control directo sobre la tarea encomendada. El límite entre supervisar y exigir que las cosas se hagan según tu criterio es muy fino.

Aprender a delegar como vía para lograr una mayor productividad es una de las habilidades más importantes que un líder debe desarrollar, claro que requiere tiempo y esfuerzo, pero el beneficio que obtendrán la organización y los empleados puede ser enorme.

No se debe olvidar que el tiempo es un recurso limitado y querer abarcar todo solo puede ocasionar que las cosas queden inconclusas o mal hechas. Aprender a delegar ayudará no solo a administrar mejor el tiempo y por tanto, a mejorar la productividad general sino también, a ser un mejor líder.


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