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¿Qué son y para qué sirven las reuniones Scrum?

      
Es importante definir el rol y tarea de cada componente del equipo
Es importante definir el rol y tarea de cada componente del equipo
  • Scrum es una metodología muy popular en las empresas estadounidenses que se centrar en conseguir que los equipos de trabajo funcionen mejor.
  • Vamos a conocer las reglas de la metodología Scrum, que persiguen una mejor efectividad de las reuniones de los equipos de trabajo.
  • Scrum se basa en la organización y desarrollo del trabajo, a través de diversos tipos de reuniones y la consecución de ciclos de trabajo.

Scrum es un modelo de trabajo en el que se usa una determinada metodología para coordinar personas, aprovechar el tiempo y realizar reuniones más efectivas. Su fin es mejorar la gestión de equipos y aumentar la productividad en la realización de proyectos conjuntos.

En España se tiende a realizar reuniones de trabajo demasiado largas, sin un orden definido de los temas a tratar y que suelen desembocar en temas paralelos; de manera que la gente suele salir más dispersa de la reunión y con más dudas que soluciones.

Scrum busca eliminar esos tiempos muertos, mejorar los flujos de comunicación y saber priorizar las cuestiones relevantes.

La aplicación de este método pasa por la definición de roles de cada persona perteneciente al equipo y continua con una definición de las tareas para conseguir el objetivo marcado. Las tareas deben planificarse y programarse temporalmente, de manera que se vaya progresando y completando ciclos de trabajo.

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Metodología de trabajo

Trabajar bajo el método Scrum conlleva seguir estas pautas y organizar el trabajo y su desarrollo con en este tipo de reuniones:

1. Reunión inicial

Se planifican todas las tareas que se tienen que llevar a cabo y se dividen en los diferentes ciclos y etapas que se tendrán que superar.

La duración de los ciclos suele ser entre 10 y 30 días, según el tipo de tareas.

En esta reunión también deben de quedar bien definidos los roles de cada trabajador, su misión y los recursos con los que cuenta. Para esto es muy útil usar un diagrama de Gantt que simplifique esta división de tareas.

En esta previsión hay que detenerse bien en el cálculo de los tiempos y en tener en cuenta los márgenes ante cualquier imprevisto o cambio, de manera que se pueden reprogramar los ciclos.

2. Reunión de planificación de ciclo

Es la reunión de comienzo de un ciclo y donde se profundiza en el reparto y desarrollo de las tareas de ese periodo.

Es muy importante definir qué va a hacer cada persona, cuánto tiempo tiene para realizarlo y visualizar todo lo que tiene que estar finalizado, cuando el ciclo llegue a su fin.

Esta reunión marcará el ritmo de trabajo, facilitará la coordinación y el éxito del ciclo.

3. Reuniones diarias

Todos los miembros del equipo deben asistir a estas breves reuniones diarias, que no deben durar más de 20 minutos.

El objetivo de estas reuniones debe ser poner al día al resto de personas sobre los avances.

Cada miembro expondrá lo qué hizo ayer, qué va a hacer hoy y los problemas o dudas que tenga.

Para la efectividad de estas reuniones se debe:

  • Ser puntual.
  • Hablar solo en tu turno.
  • Mantener fija la hora y lugar de la reunión.
  • Estar de pie para que la reunión sea más dinámica y no se alargue.

4. Reunión de fin de ciclo

Se expone lo que se ha hecho en el ciclo, lo que se ha conseguido y lo que ha podido quedar pendiente.

Se hace un recuento de los avances y se comprueba que está todo correcto. Esto es vital para la organización del siguiente ciclo y, sobre todo, cuando se está llegando a la etapa final.

A esta reunión se le dedican dos horas, aproximadamente.

Trabajar con metodologías como el Scrum puede ayudarte a mejorar tus habilidades de planificación de tareas y de trabajo en equipo. No dudes en ponerlo a prueba y comprobar su efectividad.



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