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Preguntas frecuentes en una entrevista de trabajo administrativo

      
 Preguntas frecuentes en una entrevista de trabajo administrativo.
Preguntas frecuentes en una entrevista de trabajo administrativo.  |  Fuente: Shutterstock

Si te postulaste a ofertas de trabajo administrativo o recibiste un llamado para confirmar una entrevista en el área, estás en el lugar correcto. Te brindamos un acercamiento a las principales funciones que desarrollarás, junto con las preguntas frecuentes en una entrevista de trabajo administrativo y la mejor forma de responderlas.

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Tareas de un administrativo

Deben programar reuniones de la empresa y llevar una agenda precisa que registre cada uno de los encuentros, además de utilizar una variedad de programas informáticos generalmente vinculados con bases de datos, sistemas telefónicos, documentos de texto, hojas de cálculo o presentaciones en diapositivas. Reporta su actividad al departamento que le compete, encargándose de tareas de cadete como pagar impuestos en nombre de la compañía. Se encarga de la tramitación de expedientes, la recepción de documentos y su actualización.

Antes de la entrevista para administrativo

Como en toda entrevista laboral, es indispensable que te informes de la cultura corporativa y los principales aspectos acerca de la empresa donde trabajarás. Cuando sea posible, busca el LinkedIn de los empleados de la compañía para saber cuál es su formación y habilidades, además de estudiar el apartado “Acerca de…” en la Home oficial corporativa.

Recuerda que la mayoría de los puestos administrativos requieren atención al público, de modo que deberás vestirte adecuadamente hasta que –probablemente- te faciliten un uniforme. Una camisa de color neutro, un pantalón de vestir, un saco, un blazer o un vestido discreto son las mejores opciones. En el caso de las personas que se pinten las uñas, es preferible que utilices un brillo transparente o incluso ningún barniz cuando debas atender al público.

Preguntas de conocimiento en un administrativo

Indagarán sobre los programas informáticos que dominas así que atájate especificándolos en el currículum para traerlo sobre la mesa cuando surja el tema, así te aseguras de que el reclutador lo leerá. Aprovecha para mencionar tus diplomas de idiomas o algún curso de interés para el área como organización de proyectos, un software específico, contabilidad o relacionamiento público. Resalta tu experiencia en el manejo del calendario de la empresa donde trabajaste, pero si aún eres estudiante o es tu primer empleo en el rubro, ofrece la elaboración gratuita de un calendario a una pequeña compañía de tu barrio o negocio familiar para contar la experiencia.

Necesitarás operar una central telefónica con varias líneas, dominar una multifuncional (fax, fotocopiadora, escáner), conocer los distintos tipos de papel de impresión según la ocasión y hasta es conveniente que sepas cómo reparar el aparato cuando sufre errores leves. Word y Excel son obligatorios, así como la rapidez en mecanografía que puedes practicar en la web pues podrían hacerte una prueba en el teclado para comprobar la velocidad y exactitud en el ingreso de documentos o formularios. Procura ostentar una buena gramática, sintaxis y ortografía ya que deberás corregir documentos o escribir cartas de negocios para clientes internos o externos.

Preguntas de habilidades en un administrativo

El reclutador querrá constatar tu capacidad de encargarte de varios asuntos al mismo tiempo, de modo que tendrás preparado un discurso sobre cómo te organizas en un día atareado. Explica la manera en que ordenas tu agenda dejando un espacio para los imprevistos, priorizando lo más importante para resolverlo a primera hora, dejando los aspectos más mecánicos para el final de la jornada cuando pierdes energía y manteniendo pulcro tu escritorio físico y virtual para evitar distracciones.

Tu influencia sobre el cliente será medida a través de anécdotas que demuestren cómo resolviste sus problemas para satisfacerlos. Toma un ejemplo real que hayas enfrentado en relación a un cliente interno o externo, describiendo las dificultades pero enfatizando en los resultados. Si no posees experiencia en el rubro, apela a tus conocimientos en informática, comunicación interna y relacionamiento público para mencionar un par de programas o estrategias estándar que sirvan para resolver problemas frecuentes.

Manejo del estrés en un administrativo

El estrés es clave en un empleo administrativo que demanda la realización de múltiples tareas en simultáneo, además de la interacción constante con clientes, compañeros, jefes o departamentos que depende su organización general de tu trabajo. Te preguntarán cómo lo alivias, momento en el cual conviene mencionar un hobby que manifieste tu capacidad de trabajar en equipo con energía pero bajo presión, como los deportes en equipo. rr

 También puedes mencionar tus clases de yoga o pilates, técnicas de respiración que implementas antes de salir de tu casa o cualquier actividad que consideres relajante y practicas con frecuencia. La paciencia es una cualidad que se desprende de cómo dominas el estrés, así que introdúcela en el flujo natural de la conversación: “Además de aliviar el estrés, el deporte en equipo me ayudó a ejercitar la paciencia esperando mi turno, aunque manteniéndome activo para transformar las oportunidades en puntos y preservar la cohesión del grupo”.

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