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Aprende a organizar tu correo electrónico como lo hacen los profesionales con más éxito

      
Aprende a organizar tu correo electrónico como lo hacen los profesionales con más éxito.
Aprende a organizar tu correo electrónico como lo hacen los profesionales con más éxito.  |  Fuente: Shutterstock

La cifra definitiva dependerá del tipo de trabajo que realices, pero si haces trabajo de oficina seguramente recibas varias decenas de correos electrónicos al día. Si este es el caso, necesitarás saber cómo mantener tus bandejas actualizadas, por eso te enseñamos cómo organizan su correo los profesionales con más éxito.

Puede que creas que esta es una tarea inútil, pero cuando aprendas a hacerlo bien comprobarás que no, pues puede ahorrarte grandes cantidades de tiempo.

Los profesionales más exitosos tienen técnicas para organizar su correo. Un gran ejemplo es Bill Gates, que entre Microsoft, su fundación y los correos personales recibe centenares de mails al día. Para lidiar con ellos utiliza 3 monitores: uno destinado a visualizar su bandeja de entrada para monitorizar lo que le llega, otro que utiliza para las tareas en las que está trabajando en el momento, y una tercera que deja en la pantalla de inicio por si necesita buscar un documento antes de contestar un correo.

Si no quieres instalar 3 monitores, no te preocupes; hay otras soluciones con las que también lograrás un impacto positivo en tu productividad y podrás tener una bandeja de entrada mucho más ordenada. Te recomendamos algunas:

1) Apaga las alertas de correo

La mayoría de los mails no requieren una respuesta inmediata, una vez que lo entiendas aprenderás a tomarte tu tiempo para responder en lugar de hacerlo apenas recibes una alerta. De este modo podrás revisar tu correo cuando tengas tiempo para hacerlo y realmente dedicarle minutos de calidad. Lo más recomendable es mirar tu correo 2 o 3 veces durante la jornada laboral, en lugar de hacerlo cuando te llega una alerta.


2) No borres todo lo que recibes

Si vas a borrar un correo asegúrate de que realmente no lo necesites nunca más. Si crees que en algún momento puedes usarlo, lo mejor será que lo dejes en la bandeja de entrada o en la que corresponda.

Cuando lo necesites, deberás aprender a buscar entre tus correos almacenados, para lo que es una buena idea crearte distintas bandejas en las que clasifiques tus correos (por clientes, sectores de la empresa, compañeros de trabajo, etc).


3) Deja en tu bandeja de entrada solo lo importante

Aquellos correos que debas consultar casi a diario, o los que te servirán para el trabajo que te encuentras realizando en el momento deben estar siempre al tope de tu bandeja. Elimina todo el resto y asegúrate de dejar en la página principal solo aquello que sea realmente importante y necesites consultar con más frecuencia.


4) Marca los límites

Establecer cuántos mensajes sin abrir te permites tener en tu bandeja de entrada es el primer paso para asegurarte de no tener demasiados. Si te permites tener solo 20 mensajes sin abrir no importa cuántos te lleguen fuera de esa cifra, deberás leerlos para asegurarte de llegar a tu meta y mantener el orden.


5) Elimina las listas de mensajes que ya no usas

Es normal suscribirse a algunas listas, e incluso parece que no hacen gran daño en el volumen total de los correos que recibimos al día, pero si sumamos todos los mensajes de listas que nos llegan y no nos interesan veremos que realmente desperdiciamos el tiempo con esas suscripciones. Así que, para ganar en productividad y disminuir el caos de tu cuenta, lo más recomendable es que te borres de todas esas listas de correo que no usas para nada.

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